Reuniões de gerenciamento! Que seca!
19:00Sendo o tempo um bem essencial e escasso, o tema de hoje é precisamente
sobre o tempo que se deve perder ou investir em reuniões de gerenciamento de
pessoal. Se chefias uma equipa, com certeza já te debateste com esta questão
algumas vezes, e quase que posso apostar que inclusivamente já adiaste algumas
reuniões com os teus colaboradores diretos, várias vezes, para responderes a
outras tarefas que, entretanto, tiveste de fazer. A dualidade desta questão
encontra-se sempre no paradigma do ter de ser e do ter tempo para, claramente a
relação custo benefício. Há assuntos que por vezes queremos evitar, mas a
verdade é que a diferença de um bom desempenho ou de um desempenho
insatisfatório de um funcionário, encontra-se precisamente na clareza e
regularidade destas reuniões de gerenciamento.
Por isso a primeira questão que se coloca é: reunir sobre o quê?
Esta resposta é muito
fácil: Trabalho!
Pode e deve reunir com os
seus colaboradores mais diretos no sentido de os orientar sobre as tarefas que
devem desenvolver no futuro imediato. Antes de avançar, decida se a reunião vai
se direcionada para assuntos mais gerais ou algo mais concreto e dê especial
atenção aos quatro eixos que vão fazer toda a diferença se pensados com tempo:
a
As reuniões de gerenciamento
devem decorrer em território neutro. Dito desta forma até parece uma estratégia
de guerra, o que não estará muito longe da realidade se a analisarmos aos olhos
da atual competitividade no local de trabalho. Por isso escolhe um local que
seja bom para ti e para a pessoa que estás a gerenciar. Faz com que estas
reuniões aconteçam sempre no mesmo local.
Se por acaso estás a chefiar
pessoas alocadas em infraestruturas distantes, garante que o gerenciamento é
feito por telefone ou email, com a mesma regularidade que seria feito
pessoalmente.
Muitas vezes não é fácil
fazer esta gestão, já que a logística do trabalho propriamente dito, irá
condicionar a regra, e mesmo a tua disposição ou disposição do funcionário,
poderão influenciar o dia e a hora a que as reuniões deverão acontecer. Sabemos
que há pessoas que funcionam melhor de manhã, outras à tarde… O fator
condicionante não é relevante, já que o importante é reunir e sinalizar as
necessidades de desempenho.
c
Vou confidenciar-te um
segredo. A maioria dos teus colaboradores terá necessidade de falar contigo
muitíssimas mais vezes do que imaginas, e mais ainda se estiverem a trabalhar
ou a desempenhar tarefas novas. Á medida que o tempo vai passando as necessidades
de gerenciamento vão diminuindo, muito embora não deixem de existir, podem é
ser melhor programadas e mais espaçadas no tempo. A minha sugestão é fazeres um
mapa para melhor orientares o teu tempo e o tempo dos teus colaboradores.
d
Cada pessoa é motivada pelas mais diversas razões,
e procuram diferentes estímulos no trabalho que desempenham, por isso é
fundamental que saibas o que motiva cada um escolhendo ferramentas e técnicas
de comunicação adaptadas a cada estilo. Há pessoas que funcionam melhor com a
comunicação verbal, e outras há que funcionam melhor com imagens e textos
ilustrados.
Também será necessário adaptar todos os fatores
acima mencionados ao tipo de colaborador, assim como a frequência das reuniões,
associada ao rendimento do funcionário e da novidade do trabalho que este
desempenha.
Há pessoas que precisam de um maior acompanhamento
do que outras, mas se a orientação que tens de dar é excessiva, é provável que
esteja na altura de avaliares se precisas mesmo dessa pessoa.
Em jeito de conclusão, é
importante que assumas uma responsabilidade pessoal, se ocupas um cargo de
chefia. Confia num processo justo e claro de acompanhamento das tarefas em que
o colaborador saiba que terá de responder por aquilo que faz. Associa consequências
concretas ao desempenho do funcionário, avaliando-o com parâmetros bem
definidos, expondo as tuas expectativas e exigências atempadamente e com
clareza. Acompanha o desempenho dos teus colaboradores diretos a cada etapa e implementa
consequências concretas de acordo com o cumprimento efetivo ou não das
expectativas. Atenção este método de avaliação e aplicação das consequências
deve se feito minuciosamente e com regularidade. Não apenas na avaliação formal
anual.
O que achaste deste
artigo? Concordas?
Acrescentarias alguma
sugestão para as reuniões de gerenciamento?
E enquanto chefe ou líder
de equipa, que tipos de problemas de gerenciamento de pessoal é que achas que
podes ter?
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